Kostenbesparend alternatief voor Microsoft Exchange

Oracle Collaboration Suite vereenvoudigt communicatie

Stel: Een teamleider gaat naar een driedaagse Oracle-bijeenkomst in New York. Om zich volledig op de inhoud te kunnen concentreren neemt hij geen telefoontjes aan van overige teamleden. Hij wil echter wel bereikbaar blijven voor eventuele noodgevallen. In zo'n geval kan hij zijn secretaresse natuurlijk zodanig instrueren dat zij kan inschatten wat écht een noodgeval is en wat niet. Maar dat kost veel tijd en is waarschijnlijk geen waterdicht systeem. Het is dan beter de afweging en afhandeling over te laten aan Oracle Collaboration Suite wat beschikt over de functie op te treden als een 'elektronische secretaresse'. Met dit pakket kan bijvoorbeeld via de 'pager' geluidloos en snel een bericht op maat worden verstuurd.

Emailverkeer wordt op flexibele wijze verzorgd binnen Oracle Collaboration Suite.









Om de verschillende functies van Oracle Collaboration Suite de revue te laten passeren, borduren we voort op het bovenstaande praktijkvoorbeeld…
Inmiddels is de teamleider op het vliegtuig gestapt. Na een uur vliegen ontvangt hij een spoedbericht: Het wachtwoord dat is achtergelaten werkt niet. De overige teamleden kunnen nu niet inloggen op de testdatabase. In New York aangekomen stapt de teamleider in de dichtstbijzijnde telefooncel. Hij belt in op de berichtenservice en beluistert zijn e-mail. Daaruit blijkt dat niet alleen het wachtwoord onbruikbaar was. De baas wil ook een demonstratie zien van hetgeen behandeld is op de Oracle-bijeenkomst. Deze staat gepland op de dag na zijn terugkomst, om 9 uur 's ochtends... Om te kijken of de teamleider beschikbaar was, heeft de baas gebruikgemaakt van zijn agenda die eveneens toegankelijk is via Oracle Collaboration Suite.
De teamleider spreekt het juiste wachtwoord in en stuurt deze als een beveiligde 'return message' naar Nederland. Daarnaast vraagt hij of alle recente ontwikkelingsplannen en -documentatie bijeengesprokkeld en toegestuurd kan worden met behulp van Oracle Ultra Search. Deze functie van Oracle Collaboration Suite maakt gebruik van een zoeksysteem dat de volgende bestanden afspeurt: documenten en HTML-pagina's op webservers, tekst in aanverwante databases, documenten en tekstbestanden in Oracle 9i AS Portal, bestanden op fileservers, maar ook alle e-mail, agenda's en bestandsinformatie in Oracle Collaboration Suite.

Op de Oracle-bijeenkomst heeft de teamleider een product gezien dat qua functionaliteit overeenkomt met het product waaraan momenteel in Nederland wordt gewerkt. Dit heeft hem op een idee gebracht, maar hij wil zeker weten of het idee uitvoerbaar is. Daarnaast mag het geen duplicaat worden van het product dat hij op de bijeenkomst zag. Daarom meldt hij aan zijn collega's in Nederland of ze de gevonden documenten in Ultra Search willen rangschikken op relevantie. Wanneer de belangrijkste documenten vervolgens in de teamfolder worden geplaatst van Oracle Files, kan hij die avond in New York studie doen naar de haalbaarheid van zijn idee.

Dit voorbeeld licht een tipje van de sluier op van de mogelijkheden van Oracle Collaboration Suite. Het kan een belangrijke spil zijn in het proces om een project ook zonder persoonlijke aanwezigheid vloeiend te laten verlopen. Maar hoe werkt het precies, hoe is het opgebouwd, en welke andere mogelijkheden biedt het?

Werking en opbouw
Oracle Collaboration Suite is het eerste product dat een relationele database gebruikt om op veilige, betrouwbare en schaalbare wijze zakelijke communicatieprocessen te vereenvoudigen. Het is gebaseerd op de infrastructuren van Oracle 9i Database en Oracle 9i Application Server en biedt een pakket van communicatieve en samenwerkingsbevorderende applicaties.
Gebruikers hebben toegang tot geïntegreerde e-mail, voicemail, agenda, gedeelde bestanden en zoekfuncties via populaire programma's zoals Microsoft Outlook, webbrowsers en diverse draadloze apparaten (PDA's en mobiele telefoons). Eindgebruikers kunnen bijvoorbeeld e-mail beluisteren via de telefoon of voicemail beluisteren via e-mail. Met de tweede release van dit pakket is ook real-time communicatie mogelijk door middel van de Oracle iMeeting-technologie.

Meerwaardes
Een grote meerwaarde van Oracle Collaboration Suite is dat servers kunnen worden geconsolideerd. De vermindering van het aantal servers die dit tot gevolg heeft, zorgt voor bedrijven voor een aanzienlijke kostenbesparing.
Ter illustratie: Oracle heeft zelf zijn 97 e-mailservers die wereldwijd verspreid zijn teruggebracht tot een enkele cluster van drie servers. Daarmee is een besparing van 13 miljoen dollar in het eerste jaar neergezet en 11 miljoen in het daaropvolgende.
Bovendien kunnen Microsoft Exchange-infrastructuren worden vervangen door het multi-platform van Oracle Collaboration Suite. Dit gebeurt op zo'n manier dat de Microsoft Outlook-gebruiker er geen weet van heeft. Dit verhelpt een groot probleem: de veelvuldige overbelasting en uitval van Exchange-servers. Oracle Collaboration Suite maakt bij de consolidatie van servers namelijk gebruik van Real Application Clusters waardoor vastgelopen e-mail servers tot het verleden behoren.
Door Exchange-servers te vervangen door Oracle 9i-servers is nog een probleem verholpen: de blootstelling aan en verwoestende werking van virussen. Oracle's e-mailsysteem slaat berichten op in een centrale Oracle 9i Database. Nieuwe virussen worden gemakkelijk geïdentificeerd en verwijderd vanuit een enkele opslagplaats terwijl het systeem actief is. Gegevens zijn op die manier altijd beschermd tegen virussen terwijl de e-mail te allen tijde kan worden geraadpleegd.

Oracle versus Microsoft
Ten opzichte van de Microsoft-servers zijn nog meer voordelen te noemen die Oracle heeft gerealiseerd met de ontwikkeling van Collaboration Suite:

• Ongelimiteerde schaalbaarheid
  IT-afdelingen beschikken nu over ongelimiteerde schaalbaarheid en hoge betrouwbaarheids- en veiligheidsniveaus. Dit reduceert de complexiteit en verlaagt administratiekosten. Oracle Collaboration Suite kan bijvoorbeeld worden uitgebreid tot meer dan 10.000 gebruikers zonder dat er meer servers moeten worden toegevoegd. Microsoft-installaties daarentegen kennen een plafond van maximaal 3.500 gebruikers…
• Productiviteit van gebruikers
  Gebruikers krijgen één inbox voor e-mail, voicemail en faxberichten, zodat alle communicatie op één plaats wordt verwerkt en beheerd. Door de UltraSearch-optie vinden gebruikers belangrijke informatie sneller op basis van een enkele zoekopdracht.
• Lagere 'cost of ownership'
  Dankzij de geconsolideerde infrastructuursoftware voor e-mail en fileservers is aanzienlijk minder hardware en software nodig. Ook administratie- en apparatuurkosten zijn lager.

Oracle heeft inmiddels bekendgemaakt te gaan samenwerken met toonaangevende voicemail integratiebedrijven om de voicemail- en faxmogelijkheden van Oracle Collaboration Suite te ondersteunen. Het voicemail-onderdeel van Collaboration Suite is een op open standaarden gebaseerde, betaalbare oplossing voor gebruikers van Intel® XeonTM processor-based servers, Intel® Dialogic® telephony boards en Intel® NetMerge® Converged Communications Software.

De organisaties Anikti, Avnet, Lucent Worldwide Services en Paracon gaan Oracle Collaboration Suite implementeren zodat gebruikers van dure voicemailsystemen deze kunnen vervangen door een op standaarden gebaseerde oplossing. Dit brengt de totale kosten drastisch omlaag. Het lijkt erop dat Oracle met haar Collaboration Suite een groeimarkt heeft aangeboord waarmee de voorsprong op Microsoft nog verder kan worden uitgebouwd.