Business Intelligence die past bij de groeifase van de organisatie

To OBIEE or not to OBIEE?

De eerste door Centor georganiseerde technische presentatie van dit jaar had als onderwerp de Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition Plus, kortweg OBIEE. De uiteenzetting van het in Nieuwegein gevestigde AORTA BI Solutions B.V. over dit onderwerp kwam op een goed moment, want in de goed gevulde zaal van het Utrechtse Mitland Hotel bleken slechts weinigen bekend met deze suite van BI-producten. Wie er niet was heeft echt een goede presentatie gemist, maar het lezen van dit artikel kan de schade wellicht enigszins beperken…

Eerst even een algemene beschrijving van wat deze BI-oplossing eigenlijk is. Kort gezegd is het een uitgebreide verzameling van Enterprise Business Intelligence (BI) producten. Nu is Business Intelligence een veelgebruikte gevleugelde term, waarbij u zich niet hoeft te schamen wanneer het u niet lukt in een paar zinnen gewone mensentaal helder te maken wat daarmee bedoeld wordt.

Business Intelligence gaat over data verzamelen en daar iets nuttigs mee doen. Dat eerste aspect lukt binnen iedere onderneming, maar al die verzamelde gegevens zo gebruiken dat daar concurrentievoordeel uit ontstaat, is slechts weinigen gegeven. Toch is het najagen van concurrentievoordeel van essentieel belang voor het overleven van om het even welke organisatie. Alleen gegevens verzamelen is niet genoeg, want wie er niets mee doet heeft er ook geen voordeel van. Natuurlijk beschikken we over databases waarin een enorme stroom aan gegevens is opgeslagen, maar er zijn dan wel specialisten voor nodig om de juiste gegevens zodanig bij elkaar te brengen dat er een analyse van kan worden gemaakt. Maar wat als we al die informatiestromen nu eens op zo’n manier bij elkaar kunnen brengen dat nieuwe inzichten ontstaan? Intern kan dat betekenen dat onnodige handelingen achterwege kunnen blijven, doordat bijvoorbeeld een ERP (Enterprise Resource Planning)-systeem slim aan een CRM-systeem wordt gekoppeld. Allerlei verbanden kunnen inzichtelijk worden, waardoor we onze processen steeds verder kunnen aanscherpen. Minder verspilling, dus minder kosten, dus een lagere integrale kostprijs, dus meer concurrentievoordeel. En sneller kunnen reageren, de juiste dingen voor de juiste klant met de juiste specificaties doen. Extern zijn we dus beter in staat de klant te bedienen, met een hogere klanttevredenheid als onmisbare bonus. De man of vrouw op de werkvloer komt tot de ontdekking dat allerlei processen steeds efficiënter verlopen; hier wordt frustratie omgezet in trots en werkplezier. De manager ten slotte is al helemaal een grote winnaar; hij of zij ziet een ondoorzichtige brij aan informatie ingeruild worden voor een hanteerbaar systeem waarin verbeterkansen aan de oppervlakte drijven.

Ontwikkeld vanuit perspectief van de gebruiker
En dat is precies wat Business Intelli-gence doet. Kijk maar eens naar het schema van figuur 1, dat laat zien hoe BI verschilt van de traditionele manier van werken met een database.

Op deze manier ontstaat een krachtig stuk gereedschap dat voor iedereen te gebruiken is, in de context van het dagelijks werk. Oracle heeft OBIEE ontwikkeld vanuit het perspectief van de gebruiker. De Real Time datastromen hebben een uniforme structuur en kunnen worden benut met een muisgestuurd gereedschap, zonder dat er bijvoorbeeld problematische gegevenskoppelingen ontstaan.



Figuur 1: De evolutie van Business Intelligence.

Toch boezemt de implementatie van Business Intelligence bij managers veel ontzag in en niet zonder reden. Implementaties op een dergelijk grote schaal hebben zeker niet de reputatie dat ze allemaal gladjes verlopen. Bovendien zullen met name de beslissingnemers in minder grote organisaties al snel het idee hebben dat al die tools waaruit een BI-suite bestaat een onhanteerbaar groot stuk gereedschap vormen. Tel daarbij op de angst dat budgetten overschreden zullen worden, het gegeven dat de meeste medewerkers een natuurlijke weerstand tegen verandering hebben en het risico dat de implementatiefase uitmondt in het bijna vleugellam worden van het bedrijf en het zal duidelijk worden waar die angst vandaan komt. Bovendien is het aantal succesverhalen — zeker bij MKB-bedrijven — beperkt te noemen en het is echt nog niet zover dat ‘gewone’ bedrijven links en rechts door BI-adepten ingehaald worden.

BI moet worden ingebed in de dagelijkse routine
Maar met dergelijke sombere gedachten in het achterhoofd hadden de gebroeders Wright geen vliegtuig gebouwd en hadden we ons nu nog steeds per trein verplaatst. Vooruitgang is niet te stoppen en hoewel ‘early adopters’ zeker risico’s lopen, zal te lang afwachten in elk geval een uiteindelijk fataal scenario blijken. Het implementatiemoment kiezen is dus een kwestie van timing: de fase waarin het bedrijf zich bevindt, de markt waarin het opereert en de concurrentieverhoudingen spelen hierbij een rol. Oracle’s BI-oplossing speelt op deze noodzaak in.



Figuur 2: De opbouw van Oracle BI.

De oorsprong van OBIEE ligt in de Siebel Analytics Suite, die na de overname van Siebel door Oracle in 2006 nu dus is geëvolueerd tot de Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition Plus. In feite zijn alle BI-capabilities in OBIEE samengebracht en zijn voorzieningen als interactieve dashboards, volledige ad hoc queries, proactieve intelligence en alerts, real time voorspellende intelligentie, enterprise- en financiële rapportage en dergelijke allemaal aan boord. Gebruiksvriendelijkheid — voor iedereen — staat voorop en daarom is het Oracle Business Intelligence Suite EE Plus platform gebaseerd op een moderne Web Services georiënteerde architectuur. Gebruikers hebben zicht op de informatie die ze nodig hebben, zonder daarbij gehinderd te worden door de complexiteit van de datastructuur. Zij kunnen op een eenvoudige manier grafieken, draaitabellen, rapporten en fraaie dashboards creëren, die allemaal volledig interactief zijn en die kunnen worden opgeslagen, gedeeld, aangepast en geformatteerd of ingebed in de persoonlijke Oracle BI Intelligence Dashboards.

Het mag duidelijk zijn dat een Business Intelligence oplossing bedrijfsbreed toegepast moet worden; daar ligt nu juist de kracht. Voorzichtig starten door de verschillende applicaties binnen een bedrijf afzonderlijk van BI te voorzien leidt tot een onoverzichtelijke lappendeken. Bovendien mag het geen systeem naast een systeem worden, anders zal dit bij diegenen die ermee moeten werken meteen tot weerstand leiden. BI moet dus ingebed worden in de dagelijkse routine; in de kernapplicaties van de organisatie. Het doel moet meteen al zijn om BI te integreren in alle applicaties en niet in losstaande bedrijfsprocessen. Alleen op die manier wordt het een waardevol gereedschap, dat helpt bij het maken van beslissingen door op een praktische manier inzicht te geven in processen en resultaten. Het betekent ook dat bijna iedereen ermee moet kunnen werken, en zeker niet alleen diegenen die het datamodel kunnen dromen en op z’n minst over een redelijke hoeveelheid SQL-(of TOAD) kennis beschikken.



Figuur 3: Veel organisaties beschikken over meerdere transactionele systemen, financiële systemen en operationele BI-systemen. Oracle brengt ze samen in een geïntegreerd 'Enterprise Performance Management (EPM)'-syteem.

OBIEE sluit aan op Capability Maturity Model
Maar is BI dan alleen voor zeer grote organisaties? Het lijkt er soms op dat men bij Oracle denkt dat een doorsnee MKB-bedrijf toch al snel vele honderden medewerkers kent. Is OBIEE daarmee dan een overmaats stuk gereedschap dat weliswaar alle denkbare oplossingen kan bieden, maar tegelijkertijd te grootschalig is om hanteerbaar te zijn voor kleinere ondernemingen? Of is er een scenario denkbaar waarbij OBIEE zich aanpast aan de groeifase waarin een bedrijf zich bevindt?

Dat laatste blijkt juist een heel sterk punt van deze Business Intelligence oplossing, zoals overduidelijk naar voren kwam in de vlotte en heldere presentatie van Leander van Dongen. ‘OBIEE is Business Intelligence voor de fase waar je als bedrijf in zit’, zo stelt de directeur van AORTA BI Solutions B.V. Waar Van Dongen het over heeft is het Capability Maturity Model. Dit model heeft betrekking op de groei — het volwassen worden — van een organisatie en hoe Business Intelligence daarin meegroeit. In het schema dat door het bedrijf van Van Dongen wordt gebruikt is te zien dat BI eigenlijk bij iedere organisatie past. Bij AORTA BI Solutions B.V. worden zes fasen onderscheiden:

Fase 1. De scope van Business Intelli-gence ligt op systeemniveau. Er is sprake van statistische rapportage, waarbij overzichten voornamelijk uitgeprint worden.

Fase 2. De organisatie begint voorzichtig te groeien en de scope komt nu op het niveau van het individu te liggen. Flexibele rapportage doet zijn intrede. Van daaruit ontstaat 1:1 flexibel inzicht. Er is een begin gemaakt met het delen van gestructureerde informatie: er ontstaat geïntegreerd inzicht.

Fase 3. De scope wordt steeds breder en verschuift van het individueel niveau naar afdelingsniveau. Met het steeds breder delen van gestructureerde informatie neemt het inzicht verder toe. Een statisch dashboard verschaft in één oogopslag inzicht in de belangrijkste parameters binnen de organisatie, zodat managers hierop gericht kunnen sturen.

Fase 4. De organisatie groeit, de scope groeit mee en komt nu echt op organisatieniveau te liggen. De samenhang binnen de organisatie wordt vertaald naar een geïntegreerd dashboard, met real time informatie. Er ontstaat controle over de business vanuit het BI-systeem.

Fase 5. Nu de organisatie en operationele processen enterprise-breed onder controle zijn, is er ruimte om ‘What if’ analyses uit te voeren. Hiermee kunnen allerlei scenario’s getoetst worden, op basis waarvan geïnformeerde strategische beslissingen kunnen worden genomen.

Fase 6. De organisatie is uitgegroeid tot een wereldwijd opererend coherent geheel. Met de mogelijkheden die BI op dit niveau biedt, kan op tal van aspecten aan forecasting worden gedaan. Van hieruit ontstaat echte controle over de markt.

BI zorgt voor betere beslissingen
Door systemen en processen in een Service Oriented Architecture (SOA) onder te brengen, worden deze losgekoppeld van de verschillende systemen. Informatie vanuit die verschillende systemen wordt op die manier ontdubbeld en uniform gemaakt. Wanneer BI met Middleware wordt geïntegreerd, verkrijgen organisaties beter zicht op hun business-processen. Organisaties die BI-informatie willen gebruiken om business processen rechtstreeks aan te kunnen roepen, kunnen dit doen op initiatief van de gebruiker of op basis van BI-alerts. Wanneer BI direct in hun business-processen wordt ingebed, kunnen beslissingen worden genomen op basis van inzicht dat ontstaat uit analyse van een groot aantal parameters, die dankzij het systeem tot hanteerbare proporties zijn teruggebracht. Het kan niet anders dan dat die bedrijven die in de toekomst succesvol zijn, met dergelijke systemen werken. Dat Oracle BI daarin een grote rol zal spelen, lijkt op z’n minst waarschijnlijk…